Que doit contenir un procès-verbal ?
"Je crois savoir qu’un procès-verbal doit refléter les propos et les propositions formulées lors d’une assemblée. Mais je ne suis pas content de la tenue de ceux-ci lors de nos assemblées car ils ne reprennent pas exactement mes propos et ne mentionnent pas toujours le type de majorité obtenu. Quelles sont les règles qui s’appliquent et que puis-je faire ?"
Jacques, Genève
Un procès-verbal tend effectivement à retranscrire les propos qui se sont tenus dans le cadre d’une assemblée. Cependant son importance et les règles applicables varient en fonction de la nature de ladite assemblée.
Dans le cadre d’une propriété par étage par exemple, l’article 712 n al. 2 du Code Civil indique que le procès-verbal doit être conservé par l’administrateur ou le président de séance et doit consigner obligatoirement les décisions de l’assemblée des propriétaires par étage. On attend généralement qu’il soit également mentionné les majorités obtenues en fonction des décisions. En effet, une telle information peut être déterminante dans le cadre d’une éventuelle contestation ultérieure portant sur la majorité nécessaire à l’adoption d’une décision.
Dans le cadre d’une assemblée générale d’une société anonyme (SA), la rédaction d’un procès-verbal est une tâche importante exigée par la loi (article 702 du Code des Obligations). Dans la mesure où l’on peut se prévaloir d’un tel document pour requérir une inscription ou une modification au Registre du commerce, le procès-verbal constitue juridiquement un titre et un contenu mensonger pourrait constituer une infraction au sens de l’article 251 du Code Pénal qui réprime le faux dans les titres, spécialement si le rédacteur a agi dans le dessein de nuire ou de se procurer un avantage.
Ainsi, il n’existe pas une seule disposition claire régissant tous les procès-verbaux, mais d’une manière générale on peut retenir que ce document doit reprendre le plus fidèlement possible les discussions et décisions intervenues lors d’une assemblée et qu’à défaut, ses participants ont un droit de le faire corriger ou compléter, soit au moment de la signature si celle-ci est prévue, soit au plus tard à la prochaine assemblée générale.
